Qu’est-ce que le portage commercial ?
Quelle est la définition du portage commercial, aussi appelé portage administratif ?
Le portage commercial (ou portage administratif) consiste pour une société à faire appel à une société tiers pour gérer l’intégralité des démarches administratives liées à la contractualisation de ses fournisseurs, quelque soit leur taille ou leur statut (PME, TPE, freelances, auto-entrepreneurs, SARL/EURL, SAS/SASU…).
Quel est l’intérêt du portage commercial pour les grandes entreprises ?
Le portage commercial a d’abord un intérêt pratique : c’est un générateur d’agilité et de flexibilité. Pour la gestion administrative de ses missions externes, une grande entreprise ne sous-traite plus en direct avec ses fournisseurs. Elle sous-traite avec un tiers, qui prend à sa charge l’ensemble des actes de gestion : le soin d’enregistrer le fournisseur, de contractualiser, d’assumer la veille fiscale/sociale et de procéder aux différentes étapes administratives en vue de la prestation de service. La gestion administrative de leur collaboration prise en charge, clients et fournisseurs peuvent se concentrer sur l’essentiel : la mission, le projet.
Pour les grands groupes, le portage commercial a trois intérêts majeurs : le référencement plus facile des fournisseurs, la baisse du coût de structure lié à leur gestion et la prise en charge du devoir de vigilance.
Le portage commercial permet un référencement rapide des fournisseurs.
Le portage commercial consiste à référencer un fournisseur capable de référencer les autres, tout en reprenant la maîtrise sur la base fournisseur et en disposant de services clés sur la facturation (regroupement, réduction, éclatement, consolidation...)
Pour de nombreuses grandes entreprises, le référencement des nouveaux fournisseurs (pourtant vecteurs de leur croissance) peut être problématique.
Les fournisseurs à référencer peuvent être très nombreux et pose un véritable enjeu de contrôle, d’autant plus si leur recrutement n’est pas centralisé, sans compter le risque a posteriori en termes de devoir de vigilance fiscale et sociale pour les plus grandes structures.
Travailler avec des “petites structures” à l’expertise pourtant cruciale n’est pas toujours possible : certains groupes ne veulent pas prendre le risque de contractualiser avec des sociétés dont la surface financière est trop réduite ou le chiffre d’affaires trop faible par rapport au volume de missions.
Dans de nombreux groupes, le référencement prend du temps, beaucoup de temps. Échanges de documents, vérifications, allers-retours, validations… Le référencement d’un nouveau prestataire peut prendre plusieurs mois voire davantage. C’est du temps passé et aussi du temps perdu pour le développement de l’activité.
Le portage commercial permet de réduire considérablement le délai de référencement des freelances ou des PME, car le tiers va le gérer de façon industrielle pour l’entreprise qui externalise. En outre, le tiers fait tampon entre la grande entreprise et la petite, simplifiant ainsi la validation côté Achats. Et surtout, le portage commercial permet de faire passer le référencement d’un grand nombre de fournisseurs via un fournisseur, qui va l’ordonner et permettre à l’entreprise de le monitorer.
Le portage commercial permet donc tout à la fois de référencer plus rapidement et plus facilement un plus large spectre de sociétés, pour un gain de rapidité d’action et d’agilité.
Le portage commercial permet de réduire les coûts de structure liés aux missions externes.
Les grands groupes font appel à des centaines voire des milliers de fournisseurs enregistrés. Qu’ils passent par des freelances ou des PME voire des attelages, la quantité d’actes de gestion pour la mise en oeuvre des mission externes est toujours important : chaque mission nécessite de référencer, contractualiser, traiter les factures et les régler… Toutes ces opérations multipliées par le nombre de missions, c’est au final beaucoup de temps passé, ce qui augmente les coûts de structure. En outre, pour les grands groupes, la prise en charge du devoir de vigilance peut aussi générer des coûts importants.
Comment le portage commercial permet de réduire facilement les coûts de structure ?
En échange d’un faible pourcentage du montant de la mission, l’entreprise cliente délègue l’ensemble de la gestion administrative à un tiers. Ce tiers, au travers de sa plateforme de gestion, va prendre en charge tous ces actes de façon industrielle. Le montant de cette administration déléguée est variable et toujours juste, puisqu’il est lié au volume de missions par un pourcentage. De fait, la structure de l’entreprise est toujours en adéquation avec le volume de missions à traiter. Pas d’effets de palier - notamment sur le nombre de personnes en charge du traitement - pour gérer un surplus (ou une baisse) d’actes de gestion.
L’externalisation des actes de gestion liées aux missions externes permet en somme de gagner en flexibilité puisque l’entreprise n’est pas obligée d’adapter sa structure : c’est le tiers qui amortit les fluctuations du flux fournisseurs.
Le portage commercial permet de sécuriser la relation avec les fournisseurs.
Les grands entreprises (plus de 5000 salariés en France, plus de 10000 dans le monde) ont un devoir de vigilance : elles sont tenues de vérifier la probité fiscale, sociale et sociétale de leurs fournisseurs, et cela quelque soit la nature des prestations engagées. Pour y parvenir, elles doivent demander aux fournisseurs des documents précis permettant d’attester leur immatriculation et leur situation au regard des administrations fiscales et sociales.
Ces documents, dont la durée de vie est limitée dans le temps, doivent être récupérés régulièrement par le donneur d’ordre. Or, ce renouvellement a un coût important lorsqu’une entreprise ou un groupe collabore avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs différents. Dans le cadre du portage commercial, l’entreprise fait appel à un tiers qui va industrialiser le processus de surveillance liée au devoir de vigilance grâce à sa plateforme. La responsabilité est donc déléguée au tiers, qui met en oeuvre les actions pour s’assurer de la régularité permanente de l’ensemble des fournisseurs. Si elles étaient effectuées en interne, ces actions représenteraient un coût bien plus important pour la structure, qui n’a généralement pas le personnel ni les process pour les industrialiser.
Le portage commercial a un double avantage dans la prise en charge du devoir de vigilance : il permet à la fois de réduire les risques pour le donneur de missions et d’en réduire le coût d’application.
La solution de portage commercial proposée par Beteam permet de gérer tous les enjeux du flux fournisseurs. Beteam est un spécialiste du portage commercial qui a construit son offre autour des besoins des grands groupes et des grandes entreprises.
Quelle est la mise en place d’un portage commercial au sein d’une entreprise ?
Pour bénéficier de notre solution de portage commercial, c’est facile : l’entreprise cliente crée d’abord son flux fournisseur chez Beteam, qui lui ouvre un accès sur sa plateforme digitale.
Les équipes achats ou métier peuvent dès lors solliciter des centaines voire des milliers de fournisseurs, pour un volume qui pourra atteindre plusieurs dizaines de millions d’euros si l’entreprise le souhaite.
Une fois le flux fournisseur branché, les collaborateurs de l’entreprise peuvent commencer à passer les missions de fournisseurs en portage commercial.
Pour chaque nouveau référencement ou mission, le client émet une demande, soit dans la plateforme, soit par mail.
Beteam récolte les informations sur le fournisseur et son devis.
Le client (achats, équipes métier) et le fournisseur ont accès de façon transparente et en temps réel aux informations via la plateforme.
Le client valide le devis via la plateforme (plusieurs degrés de validation peuvent être paramétrés)
Le devis du fournisseur est validé à son tour par Beteam, qui édite un bon de commande pour le fournisseur.
La mission peut débuter, et la facture du fournisseur est traitée et réglée par Beteam en temps et en heure.
En fonction du process qu’il aura souhaité, le client intégrera la facture de cette mission à (beaucoup) d’autres factures pour son règlement à Beteam, réduisant ainsi la quantité de ses règlements.
Le client dispose d’un reporting complet et détaillé de son volume d’activité, en temps réel.
Pour gérer de gros volumes avec beaucoup d’agilité, Beteam industrialise l’ensemble des actes de gestion dans sa plateforme digitale de gestion d’intermédiation appelée Sincro. Toute l’activité de Beteam est articulée autour de cette plateforme puissante, qui permet une intermédiation en temps réel entre les besoins des clients et la communauté de PME/freelances que Beteam portent pour eux.
Notre plateforme d’intermédiation ne se limite pas à l’interaction commerciale : elle constitue également la solution de gestion complète du processus de sourcing des fournisseurs également proposée par Beteam, allant de l’expression des besoins, au suivi, en passant par le monitoring, la data ou les KPI.